Seit 1995 entwickelt die TransWare AG als Kooperationspartner der GiP mbH Software zur Pflege und Verwaltung von Personaldaten in der Entgeltabrechnung speziell nur für KIDICAP®. KIDICAP® ist das führende Abrechnungsverfahren im Öffentlichen Dienst in der Bundesrepublik Deutschland. Mit der EURO-Umstellung entschloss sich TransWare AG zur Ablösung der vorhandenen und bewährten Software durch eine komplette Neuentwicklung nur für SQL-Server.
Den vollen Leistungsumfang spielt perso®-Entgelt mit optimierter Client/Server-Technologie aus. Das mandantenfähige System bleibt dennoch flexibel und vom kleinen Einzelplatz-System bis hin zu großen Netzwerk-Lösungen mit mehreren hundert Benutzern skalierbar.
Aktuelle Installationen der perso® Standard-Software in Produktionsumgebungen umfassen von 1.000 bis über 90.000 Personenstammsätze in einer Datenbank. Durch die eingesetzten Technologien und die konsequente Einhaltung von Client/Server Paradigmen bei der Software-Entwicklung können die Funktionen des Personalwirtschaftssystems sowie die Größe der Datenbank sehr gut skaliert werden. Zum Einsatz kommen SQL-Datenbanken wie ORACLE oder Microsoft-SQL-Server.
Im Sinne der Gliederung von Personalakten ist die Verwaltung der Personaldaten zur Entgeltabrechnung nur eine Personal-Teilakte. Somit stellt perso®-Entgelt eine integrierte Funktion der elektronischen Personalakte perso® Akte dar.
Prozessoptimierung und Workflows
Personalverwaltende Stellen bearbeiten vorgangsbezogen alle Daten zum Personalfall, vom Personalbogen bis hin zu umfangreichen Personalhaupt- und Teilakten. Die zentrale perso®-Personaldatenbank verwaltet sämtliche Daten der Personalakten und Planstellen inklusive aller Daten der Entgelt-Abrechnung. Die in der Personalakte durchgeführten Änderungen, wie z. B. Adressenpflege oder Höhergruppierung, werden zur Abrechnung als elektronische Anweisungen ohne Umwege aktualisiert.
Es erfolgt keine Doppelerfassung von Daten. Die mögliche Kontrolle über 4-Augenprinzipien sorgt bei personeller Trennung der Personalsachbearbeitung (Brutto-Festsetzung) und –abrechnung (Netto-Berechnung) für transparente und nachvollziehbare Workflows ohne Medienbrüche.
Somit können sich Tätigkeitsfelder innerhalb der klassischen Aufteilung kameraler Personalverwaltungen verschieben. Zum Beispiel kann die Bearbeitung der Schwerbehinderten hinsichtlich abrechnungstechnischer Relevanz direkt in der Personalverwaltung erfolgen, ohne einen Umweg über die Mitarbeiter einer ZGAST machen zu müssen.
Ordnungsbegriffe und 3-Ebenen Konzept
Die besondere Leistungsfähigkeit des Abrechnungsverfahrens beruht auf der Definition von Brutto- und Nettotabellen im 3-Ebenen-Konzept. Diese Ebenen sind das Service-Rechenzentrum, der Kunde und der Arbeitgeber. Durch den konsequenten Einsatz von Client/Server-Technologie wird in perso®-Entgelt die im Abrechnungsverfahren definierte Maxime vollständig und ohne Kompromisse unterstützt. Dies ergibt für den Sachbearbeiter einen mit dem Abrechnungsverfahren durchgängigen Ansatz in der Datenerfassung. Das System wurde durch die in den Benutzerobjekten hinterlegten Zuordnungen wesentlich erweitert. Die zum Beispiel im Institutionsobjekt Arbeitgeber definierten Zuordnungen Berufsgenossenschaft, Betriebsnummern oder Krankenkassenkonten erlauben bedingende Verknüpfungen der Benutzerobjekte.
perso®-Entgelt übernimmt die Zuordnungen für den Sachbearbeiter. Zum Beispiel werden bei der Erfassung nur die für den Arbeitgeber relevanten KV-Arbeitgeber-Konten und Betriebsnummern angezeigt. In der Vorgangsbearbeitung wird die Erfassung nicht durch eine unüberschaubare Auswahl nicht benötigter KV-Arbeitgeber-Konten behindert. Die Möglichkeit einer Fehleingabe wird dadurch deutlich reduziert.
Benutzerführung
In perso®-Entgelt werden neben den Personen-Stammdaten alle zur Entgeltabrechnung benötigten Objekte sowie alle historischen Ergebnisse gespeichert und vorgangsorientiert dargestellt. Durch die Vorgabe des Entgeltabrechnungssystems ist eine durchgängige und flexible Benutzerführung essentiell für die effektive Vorgangsbearbeitung.
Alle Maskenbilder sind gleichartig strukturiert aufgebaut. Es können mehrere Vorgänge zu Personalfällen in Maskenbilder geladen und parallel bearbeitet werden.
Mit dieser Benutzerführung wird dem Anwender der schnelle Zugriff auf verschiedene Vorgänge und Anwendungen ermöglicht. Der Sachbearbeiter kann entsprechend seiner Rolle in der Personalverwaltung verschiedene Sichten, wie historische Darstellung von Berechnungsergebnissen bis zur organisatorischen Sicht zum Personalfall, geöffnet halten. Die klassischen Tätigkeitsfelder zwischen ZGAST und Personalverwaltung können neu definiert werden.
Rückrechnungen und vorfristige Erfassungen
Die Rückrechnung und die vorfristige Erfassung sind für alle Eingabefelder einer Registerkarte oder auch feldweise durchführbar. Im Konzept der Bedienung bestehen keine prinzipiellen Unterschiede in der Erfassung von Stammdaten, den Rückrechnung und vorfristigen Erfassungen. Dem Anwender erleichtert dies erheblich die Eingabe zeitlich differenzierender Daten. In einem Arbeitsschritt sind alle Erfassungen zum Vorgang, ohne mehrfache Aufrufe des Personalfalls, durchführbar.