Der Caritasverband der Diözese Rottenburg-Stuttgart e.V. führt das elektronische Stellenmanagement für 1600 Planstellen im verbandsweiten Intranet ein.
Enge Finanzierungsgrenzen erfordern effektive Instrumente zur vorausschauenden Planung der für die Pflege und Betreuung benötigten Mitarbeiter im Caritasverband“, so Inge Mayer, Bereichsleiterin Personal des DiCV Rottenburg-Stuttgart. Der DiCV Rottenburg-Stuttgart (www.caritas-rottenburg-stuttgart.de) steht seinen 9 regionalen Caritasverbänden in beratender und steuernder Funktion vor.
In Zeiten knapper Kassen gewinnen Werkzeuge und Methoden zur Unterstützung einer effizienten Personalplanung und –entwicklung zunehmend an Bedeutung. Vor diesem Hintergrund steht die Kooperation des DiCV mit der TransWare AG im Bereich der Personalwirtschaftwirtschaft. Ziele des Projektes Stellenmanagement im DiCV waren die Abbildung der Organisationsstrukturen mit Darstellung der einzelnen Stellen und deren Besetzungen sowie die Abbildung der diesbezüglichen Personalprozesse durch ein EDV-gestütztes Verfahren. Inge Mayer, Bereichsleiterin Personal des DiCV: „Die dynamische Entwicklung unseres Umfelds erfordert die Anpassung der Organisation hin zu auftrags- und dienstleistungsbezogenen Beschäftigungsstrukturen."
Eine kostenorientierte, ergebnis- und bedarfsgerechte Personalentwicklung benötigt zur Umsetzung adäquate Instrumente. Neben der Optimierung der Potentialplanung steht Weiterentwicklungen der Personalplanung und Personaleinsatzplanung dabei im Vordergrund.“ Mit der neuen Stellenplan-Software werden Personal-Prozesse im SOLL der Planstellen sowie im IST der Stellenbesetzungen abgebildet. Die im Programm abgebildeten einheitlichen Standards für die Stellenbewirtschaftung ermöglichen übersichtliche Planungen und Transparenz. Zentrale wie dezentrale Auswertungs- und Selektionsmöglichkeiten (Reporting) liefern zu jeder Zeit aktuelle Informationen aus dem produktiven Datenbestand und werden somit zum wichtigen Steuerungsinstrument in der Stellenplanung. Eine weitere wichtige Anforderung im Projekt war zudem die Dokumentation sowie die konkrete Abbildung der Aufbauorganisation über die regionale Gliederung des Verbandes und der Caritaszentren mit deren Kostenstellenstrukturen zur Refinanzierung von Stellen über Träger. Zur dezentralen Stellenbewirtschaftung und zentralen Stellenplanung setzt der DiCV die Software perso®- Stellenmanagement, ein Modul der Standard-Software perso® für Personalwirtschaft von TransWare AG ein. Die Anwendung ist zentral beim DiCV auf CITRIX-Terminalservern installiert und steht allen im Personalprozess Beteiligten über das Intranet gleichermaßen zur Verfügung.
Der engen und effizienten Zusammenarbeit der verantwortlichen Projektgruppe des DiCV unter Beteiligung der Caritaszentren und der auf Softwareentwicklung für den Bereich des öffentlichen Dienstes spezialisierten TransWare AG ist es zuzuschreiben, dass beginnend mit dem ersten Workshop im September 2005 die Implementierung des Stellenplans im DiCV bis zum Jahresende durchgeführt werden konnte. Der elektronische Stellenplan mit denüber 1000 Organisationseinheiten wurde dabei maschinell aus vorliegenden Excel-Dateien
generiert und über Schnittstellen mit aktuellen Personal- und Abrechnungsdaten aus dem L+G Abrechnungssystem KIDICAP® (www.kidicap.de) ergänzt. Für die initiale Datenerfassung konnte somit auf Handarbeit verzichtet werden, was der Qualität der Information zugute kam und als Test der Abläufe bei der regelmäßigen monatlichen Datenpflege diente.
In den Caritaszentren werden alle Stellenbesetzungen der über 1100 Mitarbeiter künftig dezentral
gepflegt. Das jeweilige Stellen-Genehmigungsverfahren führen die Personalverantwortlichen der Caritaszentren jetzt über Workflow-Funktionen in der Stellenplan-Software durch. Die Prozesse von der Beantragung einer Stelle, der Änderung in der Stellenbewertung bis zur Schließung von Stellen sind damit sämtlich EDV-gestützt. Anstehende Versetzungen, Änderungen der Beschäftigungsverhältnisse bis zum Austritt der Mitarbeiter werden direkt in den regionalen Caritaszentren ausgeführt. Der DiCV pflegt die Aufbaustruktur mit Kostenstellen und den Stellenbewertungen und ist zuständig für das Stellengenehmigungsverfahren, das nach dem elektronischen Antrag durchlaufen wird.
Auf Knopfdruck können nun SOLL/IST-Vergleiche zwischen Vollkräftewerten und aktuellen Beschäftigungsumfängen sowie diverse Vollkräftestatistiken auf unterschiedlichen organisatorischen Ebenen erstellt werden. Der Verwaltungsvorgang in der Stellenbewirtschaftung wird beschleunigt und es ergeben sich in der Summe effizientere Personal Prozesse. Ein qualitativer Stellenplan mit Abgleich zwischen den Stellen- Anforderungsprofilen und dem gegebenen Qualifikationsbedarf der Mitarbeiter ist als Ausbaustufe in einem zweiten Projektschritt zur weiteren Unterstützung der Personalentwicklung vorgesehen.
Die TransWare AG
Das 1992 gegründete Unternehmen TransWare AG hat sich aus seinen Anfängen als Dienstleister für Institutionen des kirchlichen Bereichs schnell zu einem strategischen Partner und anerkannten Anbieter anspruchsvoller Lösungen im Bereich der IT-gestützten Personalwirtschaft für den öffentlichen Dienst entwickelt. Im Sektor der Kirchen, Diakonien, Caritas und öffentlicher Dienst zählt die TransWare AG zu den führenden Anbietern von Personalwirtschaftslösungen, die exklusiv auf das L+G-Abrechnungssystem KIDICAP® zugeschnitten sind.
Caritasverband der Diözese Rottenburg-Stuttgart e.V.
Der Caritasverband ist der Wohlfahrtsverband der katholischen Kirch in der Diözese Rottenburg- Stuttgart. Als Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege nimmt er die politische Vertretung wahr und gestaltet Rahmenbedingungen für die Dienste und Einrichtungender katholischen Träger des Verbandes.