Ein modern geführtes Unternehmen der Wohlfahrtspflege

"Not sehen und handeln" ist das Motto der Caritas, die ihre ca. 2.700 fest angestellten Mitarbeiter am Standort Speyer zentral verwaltet. Der Caritasverband Speyer betreut 58 eigene Einrichtungen, davon 10 Caritas-Zentren. Darüber hinaus können 542 kirchlich-caritative Einrichtungen in der Diözese den Caritasverband als Spitzenverband und Dienstleister in Anspruch nehmen. Die Zahl der ehrenamtlich tätigen Mitarbeiter beläuft sich auf über zehntausend.

Die Einsatzgebiete des Speyerer Caritasverbandes decken alle wesentlichen Themen der Freien Wohlfahrtspflege ab: Sozialstationen, Behinderteneinrichtungen und Altenheime sowie die vielfältigen Beratungsstellen für Schwangere, Eltern und Familien, Jugendliche oder sonst in Not Geratene.

Es ist kaum nachzuvollziehen, wie all dies von einer Zentrale aus betreut werden kann, die gerade mal 85 Mitarbeiter zählt.
Hier wird deutlich, dass die Caritas sich als Unternehmen begreift, das nach Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Leistungsfähigkeit geführt wird.

Gleichwohl gibt sich die Unternehmensleitung hiermit nicht zufrieden, gilt es doch weitere Rationalisierungspotenziale zu erschließen, um trotz leerer öffentlicher Kassen den eigenen Auftrag weiterhin erfüllen zu können. Im Visier der Rationalisierungsexperten sind hierbei einzelne Einrichtungen ebenso wie die zentrale Verwaltung, über die diese kurze Studie berichtet.

Erschließung von Rationalisierungspotenzialen

Ein Unternehmen mit ca. 2.700 fest angestellten Mitarbeitern ist gut beraten, dem Thema Personalmanagement einen hohen Stellenwert einzuräumen. Mit der Entscheidung für TransWare Vorortsysteme für das Gehaltsdatenmanagement geht der Caritasverband da ganz auf „Nummer-Sicher".

Die in 2001 eingeführte Organisationsstruktur sah eine zentrale Verwaltung für alle Fragen des Personalwesens vor. Die Außenstellen waren dv-technisch nicht mit dem zentralen Rechnersystem verbunden. Softwareanwendungen wurden in isolierten Systemen (Inseln) betrieben, deren Betreuung am jeweiligen Standort zu erfolgen hatte. Dies bedeutete Aufwand, aber natürlich auch zeitlichen Verzug bei der Weiterleitung von Informationen an die zentrale Personalstelle.

Auch geriet die zentrale Bearbeitung von Personaldaten mitunter ins Stocken, weil in der Zentrale ergänzende Informationen (noch) nicht vorlagen, die für die Abrechnung aber dringend gebraucht wurden. Das führte zu Pannen, die bei einer anderen Konzeption hätten vermieden werden können.

Die Lösung des Problems wurde darin gesehen, die Außenstellen in den Bearbeitungsprozess einzubinden und sie in die Lage zu versetzen, die Personaldaten selbst in das System einzupflegen. Um den gewünschten Effekt der unmittelbaren Verfügbarkeit von Daten in der Zentrale zu erreichen, musste jedoch zusätzlich auch eine DV-Infrastruktur geschaffen werden, die die Zentrale mit den Außenstellen verbindet.

Microsoft Terminal Services als Netzwerk-Technologie

Aus der Vielzahl möglicher Netzwerklösungen entschied man sich aus Sicherheitsgründen für eine Intranet-Lösung mit Microsoft Terminal Services. Diese hat zudem den unschätzbaren Vorteil, dass die Softwarepflege zukünftig ausschließlich zentral erfolgen kann. Das spart viel Zeit und natürlich auch viel Geld, denn der Update- und Supporttourismus gehören jetzt der Vergangenheit an.

Die hierfür erforderliche Serverfarm mit 18 Servern samt Ethernet-CAT-6 Netzwerk wurde parallel zum laufenden System aufgebaut, um schrittweise einzelne Komponenten testen zu können, bevor sie in den Echtbetrieb gehen sollten. Hier zeigte sich der Vorteil der modernen Softwarearchitektur der TransWare-Lösung. Sie nahm die Intranet-Hürde ohne irgendwelche Probleme. Als Folge hieraus konnten die hausinternen Tests, denen ein umfassender Live-Test bei TransWare vorangegangen war, weit früher beendet werden, als geplant.

Für den Personalsachbearbeiter maßgeschneidert

Mit der Verlagerung von Personalsachbearbeiterfunktionen in die Außenbereiche kamen auf deren Mitarbeiter neue Aufgaben zu, was durchaus auch Besorgnis auslöste. Jedoch zeigte sich beim ersten Kennenlernen schnell, dass die Bemühungen der TransWare um eine intuitiv bedienbare und den Sachbearbeiter proaktiv unterstützende Software erfolgreich waren. Die unterschiedlichen Erfassungshilfen wurden als besonders gelungen gelobt, neben einer ganzen Reihe von pfiffigen Details, die man in dieser Qualität wohl zum ersten Mal kennen lernte. Interessant zu wissen, dass selbst Neueinsteiger nach zwei Tagen Schulung sich in der Lage sahen, die Software weitestgehend eigenständig zu bedienen. Für den Bedarfsfall wurde zusätzlich eine Nachschulung bereit gehalten.

Ausschlaggebend für den reibungslosen Start der Personaldatenerfassung in den Außenstellen war aber noch ein anderer Umstand: die gelungene Aufgabenteilung zwischen zentraler Gehaltsstelle und den ihr zuarbeitenden Mitarbeitern in den Einrichtungen. Das perso-Engelt/ Entgelt Light -Produktkonzept unterscheidet nach Aufgabenstellungen. Während die eine Variante der umfassenden, zentralen Bearbeitung und Verwaltung von gehaltsrelevanten Personendaten (inklusive Benutzerdaten) dient, ist die Light-Version mit stark reduziertem Leistungsumfang ausschließlich für die Erfassung und Bearbeitung von Personalstammdaten mit eigens entwickelten Vorgangsmasken gedacht. Das macht die Angelegenheit für die Außenstellen einfach und überschaubar - und ist schnell eingeführt.

Optimales Teamwork

Mit der Inbetriebnahme des neuen Intranets und verschiedener neuer Softwarelösungen ist beim Caritasverband für die Diözese Speyer die Neuzeit in Sachen DV-Integration und Denken in Arbeitsprozessen angebrochen. Natürlich ist dies kein Vorgang, der dem Umlegen eines Schalters gleicht, aber es ist etwas in Gang gesetzt worden, das die Erledigung von Aufgaben in gemeinsamer Verantwortung fördert, weil einzelne Arbeiten jetzt für alle transparent werden. Insofern kann mit Fug und Recht gesagt werden, dass das Intranet dem Thema Teamwork einen mächtigen Schub gegeben hat. Da das alles so prima geklappt hat, ist es nicht verwunderlich, dass Herr Borger mit den TransWare-Lösungen "Fehlzeitenmanagement" und "Personalkostenhochrechnung" bereits nach weiteren Möglichkeiten Ausschau hält, die Vorteile seiner hochmodernen DV-Infrastruktur zu nutzen.

Auch Finanz- und EDV-Leiter René Kaiser sieht in der neuen Intranet-Lösung einen Meilenstein in der Entwicklung der CV zu einem leistungsfähigen Dienstleister. Und wo alle am gleichen Strang ziehen, muss das Ergebnis einfach stimmen.