Die Evangelische Landeskirche in Baden verwaltet ihre mehr als 15.000 Planstellen mit einem elektronischen Stellenplan.
Die Sicherung der Handlungsfähigkeit unserer Kirchengemeinden für aktuelle und zukünftige Aufgaben ist unser oberstes Ziel“, so Erich Rapp, Leiter der Abteilung Gemeindefinanzen im Evangelischen Oberkirchenrat Karlsruhe (EOK).
Einer der größten elektronischen Stellenpläne für öffentliche Institutionen in der Bundesrepublik Deutschland ist in der Evangelischen Landeskirche in Baden (www.ekiba.de) zur Haushaltsplanung des Personals der mehr als 500 Kirchengemeinden eingeführt worden. Der strukturierte elektronische Stellenplan umfasst 5362 Organisationseinheiten mit 15721 Planstellen. Die Anlagen zur Erstellung der Haushaltspläne für Personalkosten im Verwaltungs- und diakonischen Haushalt der Kirchengemeinden werden somit künftig maschinell erstellt.
Vor dem Hintergrund rückläufiger Kirchensteuereinnahmen erhöhen die konsolidierten Ergebnisse, die der EOK mit den neuen Planungsinstrumenten erzielt, die Planungssicherheit in finanzieller und organisatorischer Hinsicht und tragen damit bereits heute zum Erhalt der Handlungsfähigkeit der Kirchengemeinden und der Verwaltung in der Zukunft bei.
Über das im landeskirchlichen Projekt „Vernetzung“ eingeführte Intranet ist die mittlere Verwaltungsebene mit 23 Verwaltungs- und Serviceämtern (VSA), Verwaltungszweckverbänden sowie Kirchengemeindeämtern mit dem EOK vernetzt.
Manfred Schwan, Leiter des Projekts „Vernetzung“: „Unser neues Intranet ist die integrative Plattform für die operativen und strategischen Anwendungen der Landeskirche. Die elektronisch unterstützten Workflows erstrecken sich jetzt über verschiedene organisatorische Ebenen hinweg und unsere Zentrale Gehaltsabrechnung (ZGAST) übernimmt nun neben der L+G-Abrechnung für mehr als 33.000 Personalfälle pro Monat mit KIDICAP® (www.kidicap.de) zunehmend auch Dienstleistungen in der Umsetzung weiterer personalwirtschaftlicher Aufgaben.“
Zur Stellenbewirtschaftung und -planung hat der EOK die bereits vorhandene Software zur elektronischen Personalakte perso®-Akte um das Programmmodul perso®-Stellenmanagement ergänzt, das die TransWare AG als Standard-Software für das Personalwesen anbietet. Die Module der perso®-Reihe (www.perso.de) sind für den speziellen Bedarf öffentlicher Institutionen in Personalverwaltung, Personalplanung und -abrechnung ausgelegt und unterstützen insbesondere die zunehmende Tendenz zu zentralen Service orientierten Architekturen (SoA) mit der Anbindung der in der Fläche verteilten Anwender über ein Intranet.
Die Mitarbeiter der mittleren Verwaltungsebene des EOK werden künftig alle Stellenbesetzungen in den mehr als 500 Kirchengemeinden aus der elektronischen Personalakte der kirchlichen Mitarbeiter heraus pflegen. Die Personalkostenvorplanungen erfolgen in der ZGAST mittels Prognoseberechnungen über das Modul perso®-Personalkosten-Hochrechnung.
Der elektronische Stellenplan wurde durch die ZGAST maschinell aus den Personalabrechnungsdaten mit den hinterlegten Haushalts- und Kostenstellen generiert. Somit kann die mittlere Verwaltungsebene in der Stellenbewirtschaftung für die Kirchengemeinden nun über elektronisch durchgängige Personalprozesse unterstützt werden.
Von der Einstellung über Versetzungen, Änderungen der Beschäftigungsverhältnisse bis zum Austritt werden alle relevanten Vorgänge abgebildet. Die mittlere Verwaltungsebene führt den IST-Stellenplan mit den Stellenbesetzungen, wogegen der SOLL-Stellenplan an zentraler Stelle vom EOK mit Stellenbewertungen entsprechend der Haushaltsplanung gepflegt wird. Auf Knopfdruck werden Personalkostenplanungen sowie unterjährige Budget-Kontrollen auf unterschiedlichen organisatorischen Ebenen erstellt. Hierbei finden speziell für die Haushaltsplanung beim EOK erstellte EXCEL®-Reports Anwendung.
Mit dem Konzept der zentralen perso®-Datenbank entfällt die bisher gängige Mehrfachpflege von Personal- und Stellendaten in diversen Dateien. Alle Daten sind nur an einer Stelle in der zentralen Personal- und Stellendatenbank abgelegt und nur noch dort zu pflegen. So wird der Verwaltungsvorgang der Stellenbewirtschaftung auch in technischer Hinsicht gestrafft und es ergeben sich in der Summe effizientere Personal-Prozesse.